La identificación por radiofrecuencia o RFID es la tecnología que permite transmitir datos inalámbricos, a través de ondas de radio. En las bibliotecas se utiliza principalmente para automatizar la gestión del préstamo y el control de seguridad. La implementación de este sistema RFID en una biblioteca conlleva el replanteo de tareas y organización de los equipos de trabajo y supone un cambio importante en la gestión del equipamiento.
El sistema funciona a través de lectores que incorporan antenas, las cuales leen las
datos almacenados en las etiquetas o chips de los documentos. Estos lectores transforman y transmiten la información recibida de los documentos a la aplicación específica que gestiona la tecnología RFID.
Las mejoras que conllevan el uso de la tecnología RFID son múltiples, entre las que destacan la modernización y agilización del servicio de préstamo; más autonomía y privacidad a la hora de llevarse documentos; atención más personalizada.
Al mismo tiempo, también aporta beneficios para la labor del personal de las bibliotecas, cómo evitar hacer movimientos repetitivos; aligeramiento de tareas mecánicas en beneficio de tareas de valor añadido; lectura de documentos más rápida y precisa; sistema de seguridad más fiable; explotación más esmerada de datos estadísticos que permite evaluar los servicios bibliotecarios; y cambio de modelo en la gestión de la biblioteca pública.
Por lo tanto, este proceso requiere disponer de una maquinaria específica, que ya se ha adquirido en años anteriores, y que consta de dos arcos de seguridad, los cuales cuentan con la tecnología RFID, con un sistema antihurtos y contador de uso del equipamiento. Este nuevo sistema también requiere disponer de cuatro estaciones de trabajo, por las que todos los documentos de la red de bibliotecas estarán registrados en el programa de gestión bibliotecaria denominado Sierra y se identificarán individualmente mediante un código de barras.
El registro de cada documento incluye tanto datos bibliográficos como de actividad de préstamo y de localización, de manera que desde cualquier biblioteca de la red se puede ver la biblioteca donde se encuentra y el estado de todos los documentos que forman parte de ella.
Por lo tanto, las estaciones de trabajo son las encargadas de la lectura y la grabación de la información en la etiqueta. En este mismo sentido, también es necesario disponer de una estación de inventario y estadísticos móviles, la cual permite hacer inventario sin necesidad de mover los libros del estante, detectar documentos fuera de lugar o extraviados.
Finalmente, son necesarias las etiquetas RFID, adhesivas o chips, para colocar a los diferentes ejemplares del fondo, los cuales quedarán asociados a un código de barras. Esto permite que en contacto con las máquinas de autopréstico estas hagan el préstamo o retorno, y a la vez desactiven o activen la seguridad.
Este proceso de implementación del RFID en el fondo de la biblioteca implica otros trabajos asociados, necesarios para mantener la colección al día. Principalmente se trata de una
revisión exhaustiva del fondo actual según los listados de la colección, también se revisará el estado del documento para hacer cambio de topográficos, tejedores o forro, y se podrá valorar la restitución o no del documento.
También se revisará la ficha bibliográfica de cada uno, para que aparezca la información correcta en el catálogo; se hará un control de colecciones para completarlas, en caso de que sea necesario; y se darán de baja en caso contrario.
Este proceso requiere que las dos bibliotecarias deban revisar los casi 56.000 documentos que actualmente forman parte del fondo de la Biblioteca, y ejecutar las tareas citadas para la implementación del sistema por radiofrecuencia. Por este motivo, el equipamiento ha decidido reducir un poco su actividad paralela, y poder avanzar en el proceso de revisión y aplicación del sistema RFID.
