El XVI Congreso de Archivística de Cataluña reúne entre el 4 y el 6 de mayo en Reus a más de 350 profesionales de los archivos, que reflexionarán sobre los principales retos de presente y de futuro que tiene planteada la profesión. Entre estos desafíos se encuentra especialmente la transformación digital como herramienta de proximidad y transparencia hacia la ciudadanía. El lema del congreso que se lleva a cabo desde este jueves en Fira Reus es "¡La gestión documental: el futuro (es) ahora!". Éste es uno de los actos más destacados de la programación de Reus Capital de la Cultura Catalana 2017.
El alcalde Carles Pellicer ha dado la bienvenida a los responsables de la Asociación de Archiveros-Gestores de Documentos de Cataluña y se ha mostrado convencido de que el congreso será un éxito tanto organizativo como en lo que se refiere a los contenidos y resultados de los debates. En este sentido, el presidente de la entidad organizadora del congreso, Joan Soler Jiménez, ha destacado que esta edición será una de las que reunirán a más inscritos de las 16 realizadas hasta ahora y ha remarcado que se presentarán 20 ponencias a cargo de algunos de los profesionales y expertos más innovadores del panorama mundial. Por primera vez, ha explicado Soler, el congreso incorpora en su nombre el concepto de "gestión documental" e integra de este modo los diferentes perfiles de profesionales que van desde la participación en la creación de los documentos hasta su preservación a largo plazo.
Administración electrónica El concejal de Hacienda y Recursos Generales del Ayuntamiento de Reus ha recordado precisamente que el Gobierno de Reus trabaja desde hace unos años en un plan de modernización digital de la administración local en la línea de garantizar la transparencia, los derechos y deberes de la ciudadanía, que incluye la implantación de la administración electrónica a todos los niveles. Una implantación que se está realizando incorporando a todo el proceso al Archivo de Reus y a sus personas responsables. La ciudad de Reus ha dado ya el paso hacia la digitalización en la gestión documental en ámbitos como el expediente electrónico, la firma biométrica o la Oficina de Atención Ciudadana y se está trabajando en un protocolo de digitalización segura para garantizar los derechos de la ciudadanía.
Durante la presentación del congreso también han intervenido el representante de la Diputación de Tarragona Mateu Montserrat y el director de los servicios territoriales de Cultura Jordi Agràs, quien ha incidido en el hecho de que el Gobierno catalán trabaja en el Plan Estratégico de Archivos, que incluye una primera fase de diagnóstico y necesidades en lo que se refiere a archivos en todo el país y una posterior fase de presentación e implementación del plan durante el año 2018.
El Congreso de Archivística de Cataluña 2017 distribuye sus debates y ponencias en los seis ámbitos siguientes:
- Innovaciones metodológicas en la gestión documental: sistemas de clasificación basados en inteligencia artificial (NLP y "machine learning"), utilidad real de los metadatos, la evaluación documental en el mundo del Big Data.
- Usos ampliados de los sistemas de gestión documental: gestión de riesgos, gestión de la calidad, cumplimiento ("compliance"), usos en empresas reguladas, la explotación de la información y la analítica de datos. Aprender de los errores: mejorar las relaciones con los tecnólogos, gestionar proyectos complejos, la gobernanza de los grandes sistemas.
- Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión documental: archivos ligeros vs ECM clásicos, Big Data, Text mining, eDiscovery, inteligencia artificial aplicada a la gestión documental, firma por biometría, Blockchain
- El mercado de la gestión documental: consultoría, custodia digital, desarrollo tecnológico e integración, certificación, modelos de prestación del servicio, externalización, servicios "cloud", nuevas oportunidades profesionales.
- La gestión documental en el sector privado: grandes corporaciones, pequeña y mediana empresa, entidades sin ánimo de lucro, visión y experiencia de los consultores.
- La figura del "records manager" en el contexto del "information governance": gestión documental, gestión de procesos, transparencia, LOPD, eAdministración o eComercio, explotación de la información, Open Data, sistemas de negocio basados en datos, normalización de datos interna, auditoría, cumplimiento legal, soporte a la gestión de calidad.